Trình tự, thủ tục thực hiện nộp hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận

Bước đầu tiên, người yêu cầu đăng ký nộp hồ sơ đến Trung tâm Phục vụ hành chính công. Khi nộp hồ sơ, người yêu cầu đăng ký có quyền lựa chọn hình thức nộp bản sao giấy tờ kèm xuất trình bản chính để cán bộ tiếp nhận kiểm tra đối chiếu, hoặc nộp bản chính giấy tờ, hoặc nộp bản sao đã có công chứng, chứng thực theo pháp luật về công chứng, chứng thực. Trường hợp nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến thì các tài liệu phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao giấy tờ đã được công chứng, chứng thực. Quy định này nhằm tạo thuận lợi tối đa cho người dân, đặc biệt trong bối cảnh đẩy mạnh dịch vụ công trực tuyến, đồng thời vẫn bảo đảm độ tin cậy của hồ sơ qua cơ chế đối chiếu bản chính khi trả kết quả.​

Cũng theo quy trình này, nếu người yêu cầu đăng ký chỉ nộp bản sao hoặc bản số hóa các loại giấy tờ thì khi đến nhận kết quả giải quyết thủ tục, họ có nghĩa vụ xuất trình và nộp các bản chính thuộc thành phần hồ sơ theo quy định để đối chiếu, bảo đảm tính đầy đủ, xác thực của tài liệu pháp lý đã sử dụng làm căn cứ cấp Giấy chứng nhận.

Tiếp theo, cơ quan tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính đầy đủ của thành phần hồ sơ và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và Phiếu hẹn trả kết quả. Trường hợp chưa đầy đủ thành phần hồ sơ thì trả hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để người yêu cầu đăng ký hoàn thiện, bổ sung, tránh tình trạng kéo dài mà không rõ lý do.

Sau đó, hồ sơ được chuyển đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất, thể hiện rõ việc phân cấp và đưa công tác kiểm tra, xác nhận thực trạng sử dụng đất về cấp cơ sở nơi hiểu rõ nhất tình hình địa phương.​

Tại Ủy ban nhân dân cấp xã, đối với trường hợp thực hiện thủ tục đăng ký và cấp Giấy chứng nhận, cơ quan này có trách nhiệm tổ chức trích lục bản đồ địa chính đối với nơi đã có bản đồ. Đối với nơi chưa có bản đồ địa chính mà trong hồ sơ đã có mảnh trích đo thì phải kiểm tra, ký xác nhận mảnh trích đo, trừ trường hợp mảnh trích đo đã được xác nhận trước ngày 01/07/2025. Nếu hồ sơ chưa có mảnh trích đo thì đề nghị đơn vị chuyên môn thực hiện trích đo trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị.

Cùng với đó, Ủy ban nhân dân cấp xã xác nhận hiện trạng sử dụng đất có hay không có nhà ở, công trình, ghi nhận tình trạng tranh chấp, mức độ ổn định trong sử dụng đất và trong trường hợp không có giấy tờ về quyền sử dụng đất thì xác nhận thêm về nguồn gốc sử dụng. Việc kiểm tra sự phù hợp với quy hoạch cũng được thực hiện đối với những trường hợp pháp luật yêu cầu phải phù hợp quy hoạch thì mới đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận.​

Sau khi hoàn tất bước rà soát, Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành niêm yết công khai kết quả kiểm tra, rà soát theo mẫu thống nhất tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã và khu dân cư nơi có đất, tài sản gắn liền với đất trong thời hạn 15 ngày, đồng thời tiếp nhận và xử lý các ý kiến phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân liên quan đến nội dung niêm yết (nếu có). Đây là khâu đặc biệt quan trọng nhằm bảo đảm tính minh bạch, công khai trong việc cấp Giấy chứng nhận, hạn chế nguy cơ hợp thức hóa hành vi lấn chiếm, chuyển nhượng trái pháp luật nếu có khiếu nại hoặc ý kiến trái chiều từ cộng đồng dân cư nơi có đất.​

Trên cơ sở kết quả kiểm tra, công khai và ý kiến phản ánh (nếu có), Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét, đánh giá việc thửa đất, tài sản gắn liền với đất có đủ điều kiện hay không đủ điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận. Đối với trường hợp người đang sử dụng đất không có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận hoặc không đủ điều kiện theo quy định, Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành Thông báo xác nhận kết quả đăng ký đất đai theo mẫu và chuyển Thông báo đến nơi đã tiếp nhận hồ sơ để trả cho người yêu cầu đăng ký, đồng thời chuyển hồ sơ đến Cơ quan có thẩm quyền tiếp theo để cập nhật thông tin vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.

Đối với trường hợp người sử dụng đất có nhu cầu và đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận, Ủy ban nhân dân cấp xã lập Phiếu chuyển thông tin để xác định nghĩa vụ tài chính về đất đai gửi cơ quan thuế để cơ quan này xác định và thông báo nghĩa vụ tài chính cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất.​

Sau khi người sử dụng đất hoàn thành nghĩa vụ tài chính hoặc được ghi nợ theo quy định, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ thực hiện cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất cho người sử dụng đất, đồng thời chuyển Giấy chứng nhận cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ ban đầu để trao cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất.

Thành phần, số lượng hồ sơ

Hồ sơ thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư gồm: đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo mẫu ấn định; kèm theo đó là một trong các loại giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai, như giấy tờ về giao đất, cho thuê đất, giấy tờ về nhận chuyển nhượng, nhận thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất,… Trường hợp thửa đất gốc đã có giấy tờ về quyền sử dụng đất nhưng có phần diện tích đất tăng thêm đã được cấp Giấy chứng nhận riêng thì phải nộp thêm giấy tờ về việc chuyển quyền sử dụng đất và Giấy chứng nhận đã cấp cho phần diện tích tăng thêm đó.​

Với trường hợp nhận thừa kế quyền sử dụng đất chưa được cấp Giấy chứng nhận theo pháp luật đất đai, người nộp hồ sơ phải xuất trình các giấy tờ chứng minh việc nhận thừa kế theo quy định của Bộ luật Dân sự, ví dụ như di chúc hợp pháp, văn bản khai nhận di sản thừa kế, văn bản thỏa thuận phân chia di sản,... Giấy tờ về giao đất không đúng thẩm quyền hoặc giấy tờ về việc mua, nhận thanh lý, hóa giá, phân phối nhà ở, công trình xây dựng gắn liền với đất theo quy định tại Điều 140 Luật Đất đai (nếu có).​

Trường hợp hộ gia đình đang sử dụng đất, hồ sơ phải có văn bản xác định các thành viên có chung quyền sử dụng đất để bảo đảm quyền lợi của tất cả những người thuộc hộ tại thời điểm được công nhận.​ Hồ sơ còn bao gồm mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất (nếu có).

Trong trường hợp chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng trên đất nông nghiệp mà chủ sở hữu công trình không có các loại giấy tờ về xây dựng theo quy định hoặc công trình được miễn giấy phép xây dựng, hồ sơ phải có hồ sơ thiết kế xây dựng đã được cơ quan có thẩm quyền thẩm định hoặc văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu hoàn thành công trình, hạng mục công trình. Các chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính, giấy tờ liên quan đến miễn, giảm nghĩa vụ tài chính (nếu có). Văn bản thỏa thuận về việc cấp chung một Giấy chứng nhận đối với trường hợp có nhiều người chung quyền sử dụng đất, chung quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất cũng như văn bản ủy quyền, đại diện trong trường hợp nộp hồ sơ thông qua người đại diện.​

Luật gia - Trọng tài viên NGUYỄN ĐỨC HẢI

Trung tâm tứ vấn Pháp luật tại TP.HCM