Thủ tục xin cấp bản sao trích lục, cấp lại giấy khai sinh ở nơi cư trú hay phải về nơi sinh?

Luật gia, Tư vấn viên Pháp luật Nguyễn Đức Hải - Trưởng Phòng Phổ biến, Giáo dục Pháp luật - Trung tâm Tư vấn Pháp luật tại TP.HCM - Hội Phổ biến và Tham vấn Pháp luật Việt Nam xin trả lời như sau: 

Về thủ tục cấp xin bản sao trích lục giấy khai sinh:

Theo Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký như sau:

Cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký

Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.”

Điều 63 Luật Hộ tịch - được hướng dẫn bởi Điều 13 Nghị định 87/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/9/2020 về Cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Tại khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Tại khoản 1 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cơ quan đăng ký hộ tịch như sau:

Giải thích từ ngữ

Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).”

Như vậy, để xin trích lục Giấy khai sinh, bạn có thế đến Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện (hiện tại là cấp xã sau sáp nhập) nơi bạn đang ở để làm thủ tục. Bởi vì, cá nhân muốn cấp bản sao trích lục hộ tịch sẽ "không phụ thuộc vào nơi cư trú:. 

Thủ tục cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh được tiến hành thực hiện như thế nào?

Về thủ tục cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh được quy định tại Điều 64 Luật Hộ tịch 2014 , cụ thể như sau:

Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch

1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.”

Như vậy, người yêu cầu cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh cho người yêu cầu.

Thủ tục cấp lại giấy khai sinh tại nơi cư trú hiện tại

Theo quy định tại  khoản 1 Điều 25 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, thẩm quyền đăng ký lại khai sinh tại uỷ ban nhân dân cấp phường, xã nơi đã đăng ký khai sinh hoặc uỷ ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú (cư trú). 

Như vậy, người đăng ký cấp lại giấy khai sinh có thể đến ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh hoặc nơi mình đang thường trú, miễn sao thuận tiện cho mình.

Căn cứ Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, thủ tục đăng ký lại khai sinh như sau:

Thứ nhất, hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau đây:

- Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính giấy khai sinh.

- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó.

- Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định nêu trên phải có văn bản xác nhận của thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

Thứ hai, trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh.

Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo chủ tịch ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.

Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

Thứ ba, trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh .

Thứ tư, trường hợp người yêu cầu có bản sao giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao giấy khai sinh; phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.

Thứ năm, trường hợp người yêu cầu không có bản sao giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên; riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản của thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

TRUNG TÂM TƯ VẤN PHÁP LUẬT TP.HCM