Công chứng viên Nguyễn Thanh Phong, Trưởng Văn phòng Công chứng Nguyễn Thanh Phong, thành phố Cần Thơ.                        

CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ THEO QUY ĐỊNH CỦA LUẬT CÔNG CHỨNG ĐÃ ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CHUYỂN ĐỔI SỐ, ĐẢM BÀO AN TOÀN PHÁP LÝ CHO CÁC BÊN TRONG GIAO DỊCH CHUYỂN QUYỀN SỠ HỮU TÀI SẢN

Với tư cách là một Công chứng viên đang hành nghề công chứng tôi xin phép được tham gia vài vấn đề có liên quan đến việc bỏ thủ tục công chứng mà dự thào Nghị quyết đã nêu như sau:

Trước hết chúng tôi nhận thấy rằng mục tiêu của Dự thảo Nghị quyết phù hợp với chỉ đạo của Chính phủ về chuyển đổi số, cắt giảm thủ tục hành chính trong thời kỳ chuyển đổi số. Giúp cắt giảm chi phí, thời gian, đơn giản hóa thủ tục, góp phần hoàn thiện Chính phủ số được các Bộ, ngành và toàn thể nhân dân hưởng ứng và đồng thuận; cần được triển khai và tích cực hưởng ứng, thi hành.

Tuy nhiên, vấn đề “Bỏ thủ tục công chứng trong các giao dịch mua bán đất” mà cụ thể là các giao dịch chuyển quyền sử dụng đất theo quy định của Luật đất đai, Bộ luật dân sự và Luật công chứng là không phù hợp và có sự nhầm lẫn về bản chất của thủ tục công chứng và thủ tục hành chính tại các Trung tâm phục vụ hành chính công hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia. Mặc khác qua thực tiễn hành nghề công chứng thấy rằng nếu dự thảo được thông qua sẽ khó thực hiện trong thực tế mặc dù tài sản đã được số hóa, làm sạch dữ liệu. 

Về bản chất của thủ tục công chứng: “Thủ tục công chứng” không phải là thủ tục hành chính mà là thủ tục pháp lý đặc thù được ghi nhận tại khoản 1 điều 2 của Luật Công chứng năm 2024 như sau: “ Công chứng là dịch vụ công do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch mà luật quy định phải công chứng, luật giao Chính phủ quy định phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”

Như vậy, công chứng là hoạt động dịch vụ công đặc biệt phục vụ và tạo ra những bảo đảm, an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch dân sự qua đó bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, ngăn ngừa rủi ro, hạn chế tranh chấp dân sự góp phần bảo đảm trật tự kinh tế - xã hội. Công chứng viên được xem là một Thẩm phán phòng ngừa, hạn chế tranh chấp trong đời sống xã hội.

Hoạt động công chứng ở Việt Nam được hình thành và phát triển từ thời kỳ Pháp thuộc cho đến trước Cách mạng tháng Tám năm 1945; thông qua các hình thức từ Sắc lệnh, Thông tư, Nghị định, Luật Công chứng năm 2006, Luật Công chứng năm 2014 và gần đây là Luật công chứng năm 2024 có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025. Cho thấy sự phát triển của kinh tế xã hội, khi nhu cầu giao kết dân sự của người dân càng tăng cao và pháp luật luôn hoàn thiện để đáp ứng.

Khi các bên thực hiện các giao dịch về chuyển quyền đối với bất động sản, động sản và các tài sản khác, thỏa thuận phân chia di sản, lập di chúc… đều lựa chọn thực hiện tại Tổ chức hành nghề công chứng để đảm bảo an toàn pháp lý theo Nguyên tắc hành nghề công chứng quy định: Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật; Khách quan trung thực; Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc hành nghề công chứng của Công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng. Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vô hiệu.

Qua đó Công chứng viên bằng khả năng, trình độ chuyên môn Cử nhân Luật, đã kinh qua các chức danh Thẩm phán, Kiễm sát viên, Điều tra viên, Luật sư..., các đối tượng khác phải được đào tạo, sát hạch nghiêm ngặt, được Bộ tư pháp, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm theo một quy trình đặc biệt, có trách nhiệm xem xét về chủ thể giao dịch có đầy đủ năng lực, trách nhiệm dân sự hay không, hay bị hạn chế khả năng nhận thức, có tự nguyện hay bị lừa dối, ép buộc, miễn cưỡng tham gia giao dịch; họ có đầy đủ sức khỏe để thực hiện giao dịch hay không; xác định được mối quan hệ về gia đình, vợ chồng, con cái, quan hệ thừa kế, xác định các hàng thừa kế, xác định các thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình, pháp nhân của tổ hợp tác, doanh nghiệp…để xác định ai là người đảm bảo các điều kiện để ký kết giao dịch đảm bảo tính pháp lý, tính hiệu lực của văn bản mà mình đã ký trước mặt công chứng viên. Người dân không am hiểu về quy định pháp luật, khi đến yêu cầu công chứng họ cần Công chứng viên giải thích rõ về quyền và nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp, ý nghĩa và hậu quả pháp lý khi giao kết giao kết dân sự. Ngoài ra còn bắt buộc phải chụp ảnh việc ký kết các giao dịch có sự chứng kiến của Công chứng viên để lưu hồ sơ theo quy định của Luật công chứng.

Mặc khác về tài sản cũng cần xác định tài sản mà các bên giao dịch có hợp pháp, có tồn tại không, thuộc sỡ hữu chung hay sỡ hữu riêng, có bị phong tỏa, kê biên, ngăn chặn hay không. Những vấn đề này là một quy trình kiểm tra, đối chiếu, xác minh, niêm yết công khai. Nếu không đảm bảo các điều kiện như đã trình bày ở trên sẽ có thể dẫn đến hậu quả bị Tòa án tuyên bố vô hiệu theo quy định của pháp luật và Công chứng viên sẽ phải chịu trách nhiệm bồi thường đối với văn bản mà mình đã công chứng sai.

Về thực tiễn áp dụng theo dự thảo Nghị quyết có nêu điều 4 của dự thảo Nghị Quyết thì “Người chuyển nhượng và người nhận chuyển nhượng đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia để khai báo thông tin hợp đồng, yêu cầu đăng ký biến động đất đai, xác thực danh tính qua VNeID mức 2, hệ thống sẽ cung cấp mẫu hợp đồng điện tử có thể ký số hoặc in ra để công dân ký trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận…”.

Mặc dù đã được số hóa, làm sạch dữ liệu trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia. Tuy nhiên khi áp dụng thực tiễn theo chúng tôi chỉ có thể thực hiện được với những giao dịch giản đơn, ít chủ thể tham gia, hoặc các chủ thể là pháp nhân với pháp nhân; hoặc đất dự án, đất thương mại, dịch vụ. Riêng đối với quyền sử dụng đất của cá nhân, nhất là ở khu vực nông thôn, mền núi, đặc khu… thì càng khó thực hiện theo dự thảo đã đề ra.

Thực tế đến thời điểm hiện nay, qua thực hiện công chứng còn có người dân chưa định từng định danh, và đã định danh mức 2 theo yêu cầu còn hạn chế. Người dân tộc Khơ-me, Hoa không biết tiếng việt; người không biết đọc biết viết, người mất năng lực hành vi bị Tòa án tuyên bố…thì sẽ thực trên cổng dịch vụ công quốc gia như thế nào; đối với những giao dịch phức tạp như đất hộ gia đình có từ 6 đến 10 thành viên trở lên; các trường hợp khai nhận, phân chia di sản thừa kế có nhiều người tham gia; đối với người lập di chúc thì căn cứ nào xác định họ có minh mẫn hay không; có tự nguyện lập di chúc không; các hợp đồng giả cách; lừa dối để giao dịch nhằm chiếm đoạt tài sản; nhận dạng, xác thực đúng người tham gia giao dịch; hoặc trường trường hợp chỉ chuyển nhượng một phần diện tích đất trong thửa đất đã được số hóa thì xử lý như thế nào trên Cổng dịch vụ công quốc gia khi các bên thực hiện giao dịch.

Về quy trình thực hiện có nêu tại điểm c điểm 1, điều 4 của dự thảo Nghị Quyết:  c) hệ thống sẽ cung cấp mẫu hợp đồng điện tử có thể ký số hoặc in ra để công dân ký trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận.   

So sánh quy trình nêu trên với thủ tục công chứng điện tử theo quy định của Luật công chứng năm 2024. Chúng tôi thấy rằng quy trình thực hiện chuyển quyền tài sản tại Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Trung tâm phục vụ hành chính công đã nêu trong Nghị quyết cũng giống như thực hiện Công chứng điện tử tại các tổ chức hành nghề công chứng đã được ghi nhận tại Luật công chứng năm 2024.

Tuy nhiên công chứng điện tử sẽ đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia giao dịch như đã trình bày ở trên, và công chứng viên sẽ là người chịu trách nhiệm đối với hành vi công vụ của mình. Riêng dự thảo Nghị quyết có nêu trường hợp từ chối tiếp nhận khi dữ liệu chưa đồng bộ, không thể truy xuất, sai lệch thông tin, hoặc có căn cứ cho thấy có nguy phát sinh tranh chấp, khiếu nại. Vậy trường hợp hồ sơ đã tiếp nhận mà không phát hiện và dẫn đến tranh chấp; bị Tòa án tuyên bố vô hiệu thì ai sẽ bồi thường cho bên yếu thế, bên bị lừa dối, bị thiệt hại do quy trình tiếp nhận gây ra, chưa được ghi nhận để người dân an tâm tham gia giao dịch theo quy trình dự thảo.

Đối với thủ tục công chứng điện tử đã được Quốc hội thảo luận, biểu quyết trên cơ sở lấy ý kiến từ nhân dân, các bộ ngành có liên quan và thống nhất ghi nhận vào Luật công chứng năm 2024, hiện nay các tổ chức hành nghề công chứng, Hiệp hội công chứng viên Việt Nam đang tích cực triển khai và áp dụng để đáp ứng với chỉ đạo của Chính phủ về chuyển đổi số, rút ngắn thời gian, giảm chi phí, bởi các bên thực hiện giao dịch tại tổ chức hành nghề công chứng do mình lựa chọn, không cần phải đến cùng một tổ chức hành nghề công chứng; khi giao kết có sự hỗ trợ, giải thích hậu quả pháp lý của công chứng viên, được xác thực thông tin, chụp ảnh trên hệ thống; hồ sơ công chứng được lưu trữ bằng văn bản điện tử, dễ dàng tra cứu và cung cấp theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền trong quá trình kiểm tra nghiệp vụ hoặc phục vụ cho giải quyết tranh chấp, khiếu nại nếu có xảy ra.

Từ đó cho thấy hoạt động công chứng sẽ bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, phòng ngừa tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho các cá nhân, tổ chức liên quan. Mục tiêu cuối cùng là để phục vụ người dân tốt hơn, xây dựng một xã hội an toàn, ổn định, phát triển theo định hướng của Nhà nước, phù hợp với Hiến pháp và pháp luật.

Trên cơ sở đó cần tiếp tục hoàn thiện và áp dụng thủ tục công chứng đối với các giao địch chuyển quyền tài sản là quyền sử dụng đất, quyền sỡ hữu nhà ở và các tài sản khác theo quy định của pháp luật hiện hành; đồng thời kiến nghị Bộ tư pháp, Hiệp hội công chứng viên Việt Nam quan tâm chỉ đạo về việc  đồng bộ cơ sở dữ liệu công chứng, hướng dẫn các Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện quy trình công chứng điện tử đã được ghi nhận trong Luật công chứng năm 2024 và Nghị định 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật công chứng    

NGUYỄN THANH PHONG

                                Công chứng viên, Trưởng văn phòng

                           Văn phòng công chứng Nguyễn Thanh Phong, thành phố Cần Thơ.

.