Một số giải pháp hoàn thiện pháp luật về công chứng điện tử tại Việt Nam

Đặt vấn đề

Sự phát triển của giao dịch điện tử đặt ra yêu cầu điều chỉnh phương thức cung cấp dịch vụ công chứng. Đối với công chứng, việc chuyển một phần quy trình lên môi trường điện tử không chỉ liên quan đến hình thức của văn bản mà còn liên quan đến việc xác định chủ thể, kiểm tra ý chí của người yêu cầu công chứng, chứng nhận giao dịch và lưu trữ hồ sơ.

Luật Công chứng số 46/2024/QH15 đã thiết lập chế định công chứng điện tử tại Chương V, trong đó quy định điều kiện cung cấp dịch vụ, văn bản công chứng điện tử và hai phương thức công chứng điện tử trực tiếp, trực tuyến. Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, quy định chi tiết một số nội dung của Luật Công chứng.

Bên cạnh đó, Luật số 04/2026/QH16 được Quốc hội ban hành ngày 23/4/2026 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2027, tiếp tục sửa đổi, bổ sung một số quy định của Luật Công chứng. Vì vậy, nghiên cứu công chứng điện tử tại thời điểm hiện nay cần phân biệt giữa quy định đang có hiệu lực và quy định đã được ban hành nhưng chưa đến thời điểm thi hành.

Trên cơ sở đó, bài viết tập trung làm rõ ba vấn đề: (i) những đặc điểm pháp lý của công chứng điện tử theo pháp luật hiện hành; (ii) một số vấn đề đặt ra trong quá trình thực hiện; và (iii) kiến nghị hoàn thiện pháp luật theo hướng bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản công chứng đồng thời kiểm soát được các rủi ro phát sinh từ phương thức trực tuyến.

1. Cơ sở pháp lý và đặc điểm của công chứng điện tử

1.1. Khái niệm và đặc điểm pháp lý

Theo Luật Công chứng năm 2024, công chứng điện tử là phương thức thực hiện hoạt động công chứng bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử. Luật quy định hai phương thức là công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến. Với phương thức trực tiếp, người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; với phương thức trực tuyến, các bên không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến của công chứng viên.

Văn bản công chứng điện tử là chứng thư điện tử được tạo lập theo nguyên tắc và phạm vi của pháp luật công chứng. Văn bản có hiệu lực từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Việc chuyển đổi giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản giấy thực hiện theo pháp luật về giao dịch điện tử và phải đáp ứng các điều kiện luật định.

Như vậy, điểm khác biệt cơ bản của công chứng điện tử không nằm ở chức năng pháp lý của công chứng mà ở phương thức thực hiện, phương tiện xác thực và hình thức lưu trữ hồ sơ, văn bản. Trách nhiệm của công chứng viên trong việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch vẫn là yếu tố trung tâm của hoạt động công chứng.

1.2. Các yêu cầu pháp lý chủ yếu

Thứ nhất, công chứng điện tử vẫn phải bảo đảm các yêu cầu nghề nghiệp của công chứng viên. Việc sử dụng công nghệ không làm thay đổi trách nhiệm của công chứng viên trong việc tuân thủ pháp luật, thực hiện đúng trình tự, thủ tục và chịu trách nhiệm đối với hoạt động công chứng theo quy định.

Thứ hai, công chứng điện tử đòi hỏi các điều kiện về tài khoản, chữ ký số, dấu thời gian và thiết bị kỹ thuật. Đây là cơ sở để xác định chủ thể thực hiện công chứng, thời điểm tạo lập văn bản và tính toàn vẹn của dữ liệu.

Thứ ba, công chứng trực tuyến đặt ra yêu cầu đặc biệt về việc bảo đảm công chứng viên có thể chứng kiến quá trình giao kết, xác định người tham gia và đánh giá các điều kiện pháp lý của giao dịch. Do đó, bên cạnh yêu cầu pháp lý hiện hành, cần tiếp tục nghiên cứu các biện pháp nghiệp vụ và kỹ thuật hỗ trợ công chứng viên kiểm soát rủi ro trong môi trường trực tuyến.

2. Một số vấn đề đặt ra trong thực tiễn áp dụng pháp luật

2.1. Kiểm soát chủ thể và sự tự nguyện trong công chứng trực tuyến

Trong công chứng trực tuyến, công chứng viên không cùng địa điểm vật lý với một hoặc nhiều bên tham gia giao dịch. Điều này làm tăng yêu cầu đối với việc xác thực chủ thể và đánh giá sự tự nguyện. Các rủi ro có thể bao gồm việc sử dụng thiết bị của người khác, chiếm quyền kiểm soát tài khoản, giả mạo hình ảnh hoặc giọng nói, hoặc có người tác động đến người yêu cầu công chứng ngoài phạm vi quan sát của công chứng viên.

Các rủi ro trên không đồng nghĩa với việc công chứng trực tuyến không bảo đảm an toàn pháp lý; vấn đề là pháp luật và quy trình nghiệp vụ cần xác định rõ mức độ kiểm soát cần thiết tương ứng với từng loại giao dịch. Vì vậy, cần nghiên cứu các biện pháp như xác thực đa yếu tố, kiểm tra không gian trong trường hợp cần thiết, trao đổi riêng với người yêu cầu công chứng khi có dấu hiệu bất thường và lưu giữ dữ liệu đủ để phục vụ việc kiểm tra sau này.

2.2. Yêu cầu đối với nền tảng công chứng điện tử

Nền tảng công chứng điện tử là một thành phần quan trọng của quy trình công chứng điện tử. Ngoài các yêu cầu pháp luật hiện hành về an toàn hệ thống thông tin, cần tiếp tục xác định rõ yêu cầu tối thiểu đối với khả năng xác thực, bảo mật, ghi nhận nhật ký, cấp dấu thời gian, sao lưu và phục hồi dữ liệu.

Đối với các công nghệ mới như công cụ phát hiện giả mạo bằng trí tuệ nhân tạo, cần xem đây là giải pháp kỹ thuật hỗ trợ chứ không thay thế quyết định nghiệp vụ của công chứng viên. Việc sử dụng các công cụ này cần được đánh giá về độ tin cậy, khả năng giải thích, bảo vệ dữ liệu cá nhân và trách nhiệm khi hệ thống đưa ra cảnh báo sai hoặc bỏ sót.

2.3. Chuyển đổi giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản giấy

Điều 64 Luật Công chứng năm 2024 quy định việc chuyển đổi hình thức giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản công chứng giấy thực hiện theo pháp luật về giao dịch điện tử. Quy định này tạo sự thống nhất với pháp luật về giao dịch điện tử nhưng đồng thời đặt ra yêu cầu bảo đảm tính tương thích giữa quy định chung về dữ liệu điện tử và đặc thù của văn bản công chứng.

Trong thời gian tới, cần làm rõ hơn trình tự, thẩm quyền, phương thức xác nhận và điều kiện bảo đảm giá trị của văn bản sau chuyển đổi; đồng thời xác định rõ những trường hợp mà pháp luật chuyên ngành yêu cầu văn bản phải tồn tại dưới một hình thức nhất định.

2.4. Cơ sở dữ liệu công chứng và kết nối dữ liệu

Cơ sở dữ liệu công chứng có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động công chứng và phòng ngừa rủi ro. Luật số 04/2026/QH16 đặt ra những thay đổi liên quan đến tổ chức và vận hành cơ sở dữ liệu công chứng. Việc triển khai cần được thực hiện đồng bộ với các cơ sở dữ liệu có liên quan và bảo đảm yêu cầu về an toàn, bảo mật và quyền tiếp cận dữ liệu.

Về mặt chính sách, cần ưu tiên những kết nối dữ liệu phục vụ trực tiếp cho việc xác minh chủ thể, tình trạng pháp lý của tài sản và thông tin ngăn chặn. Tuy nhiên, việc kết nối phải dựa trên cơ sở pháp lý xác định rõ chủ thể quản lý dữ liệu, phạm vi dữ liệu được chia sẻ, mục đích sử dụng, trách nhiệm bảo mật và trách nhiệm khi dữ liệu không chính xác hoặc không được cập nhật kịp thời.

2.5. Thẩm quyền công chứng giao dịch có đối tượng là bất động sản

Quy định về thẩm quyền công chứng giao dịch có đối tượng là bất động sản cần được xem xét cùng với Luật số 04/2026/QH16. Do đó, khi nghiên cứu công chứng trực tuyến đối với giao dịch bất động sản, cần phân biệt quy định áp dụng trước và sau thời điểm Luật sửa đổi có hiệu lực.

Đây cũng là lĩnh vực cho thấy mối quan hệ giữa pháp luật công chứng và mức độ hoàn thiện của cơ sở dữ liệu. Khi thông tin về chủ thể, tài sản và tình trạng pháp lý được kết nối đầy đủ, việc thiết kế thẩm quyền công chứng theo hướng phù hợp với giao dịch trực tuyến sẽ có cơ sở thực tiễn và pháp lý rõ hơn.

3. Một số kiến nghị hoàn thiện pháp luật

3.1. Hoàn thiện điều kiện thực hiện công chứng trực tuyến

Cần tiếp tục rà soát Luật Công chứng và văn bản hướng dẫn để xác định rõ các điều kiện tối thiểu đối với công chứng trực tuyến. Theo hướng đề xuất, các điều kiện có thể bao gồm: xác thực chủ thể bằng phương thức phù hợp; bảo đảm kết nối âm thanh, hình ảnh trong suốt quá trình giao kết; có cơ chế hỗ trợ công chứng viên phát hiện dấu hiệu bất thường về năng lực hành vi hoặc sự tự nguyện; và lưu giữ dữ liệu, nhật ký giao dịch đủ để kiểm tra khi cần thiết.

Các điều kiện này cần được xây dựng theo nguyên tắc tương xứng với mức độ rủi ro của giao dịch, tránh biến yêu cầu kỹ thuật thành thủ tục cản trở việc tiếp cận dịch vụ công chứng điện tử.

3.2. Nghiên cứu cơ chế phân loại giao dịch theo mức độ rủi ro

Có thể nghiên cứu cơ chế phân loại giao dịch theo các tiêu chí như giá trị giao dịch, tính phức tạp của quyền và nghĩa vụ, đối tượng tài sản, nguy cơ giả mạo và khả năng kiểm tra dữ liệu. Đối với giao dịch có mức độ rủi ro cao, pháp luật có thể yêu cầu mức độ xác thực, lưu trữ và kiểm soát cao hơn.

Cách tiếp cận này cần được xây dựng trên cơ sở khảo sát thực tiễn và đánh giá tác động pháp luật. Việc xác định danh mục giao dịch được thực hiện trực tuyến, trực tuyến có điều kiện hoặc cần áp dụng phương thức kiểm soát bổ sung phải được quy định bằng văn bản có thẩm quyền, không nên chỉ hình thành từ hướng dẫn nội bộ.

3.3. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ đối với phiên công chứng trực tuyến

Cần nghiên cứu ban hành hướng dẫn nghiệp vụ thống nhất về các trường hợp công chứng viên cần kiểm tra không gian, yêu cầu người tham gia thay đổi vị trí camera, trao đổi riêng hoặc thực hiện thêm bước xác thực. Đối với giao dịch có mức độ rủi ro cao, có thể nghiên cứu quy định việc ghi nhận và lưu trữ dữ liệu phiên công chứng trong thời hạn phù hợp.

Quy trình cũng cần xác định rõ trách nhiệm của công chứng viên tại từng điểm cầu trong việc giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của giao dịch. Việc phân công trách nhiệm phải phù hợp với vai trò thực tế của từng công chứng viên và không làm suy giảm trách nhiệm cá nhân theo pháp luật công chứng.

3.4. Hoàn thiện tiêu chuẩn kỹ thuật và cơ chế trách nhiệm

Cần xây dựng hoặc hoàn thiện bộ yêu cầu kỹ thuật tối thiểu đối với nền tảng công chứng điện tử, tập trung vào an toàn hệ thống, xác thực, bảo mật, nhật ký, dấu thời gian, sao lưu và phục hồi. Các công nghệ phát hiện giả mạo bằng trí tuệ nhân tạo có thể được xem xét như một biện pháp hỗ trợ.

Trách nhiệm giữa công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và nhà cung cấp nền tảng cần được phân định trên cơ sở chức năng và phạm vi kiểm soát của từng chủ thể. Đối với nhà cung cấp dịch vụ, trách nhiệm bồi thường hoặc khắc phục sự cố cần được xác định trên cơ sở pháp luật và thỏa thuận cung cấp dịch vụ.

3.5. Hoàn thiện cơ sở dữ liệu và cơ chế chia sẻ dữ liệu

Việc triển khai các quy định mới về cơ sở dữ liệu công chứng từ ngày 01/01/2027 cần đi kèm với quy định cụ thể về quản trị dữ liệu, quyền truy cập, bảo mật, cập nhật và trách nhiệm khi dữ liệu sai lệch. Việc kết nối với cơ sở dữ liệu về dân cư, đất đai, đăng ký doanh nghiệp, thuế hoặc các hệ thống khác chỉ nên thực hiện trong phạm vi có căn cứ pháp lý và đáp ứng yêu cầu về bảo vệ dữ liệu.

Cùng với đó, cần xây dựng cơ chế để các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tiếp nhận và sử dụng văn bản công chứng điện tử theo pháp luật chuyên ngành, hạn chế việc phát sinh yêu cầu nộp lại bản giấy khi văn bản điện tử đã đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý.

Kết luận

Luật Công chứng năm 2024 và Nghị định số 104/2025/NĐ-CP đã hình thành cơ sở pháp lý cho việc thực hiện công chứng điện tử tại Việt Nam. Việc áp dụng phương thức điện tử tạo điều kiện mở rộng khả năng cung cấp dịch vụ công chứng, nhưng đồng thời đặt ra yêu cầu mới về xác thực chủ thể, kiểm soát sự tự nguyện, an toàn hệ thống và quản trị dữ liệu.

Luật số 04/2026/QH16 tiếp tục làm thay đổi một số nội dung của pháp luật công chứng. Vì vậy, việc hoàn thiện pháp luật về công chứng điện tử cần được đặt trong mối quan hệ với lộ trình hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chứng và các cơ sở dữ liệu có liên quan.

Trong thời gian tới, trọng tâm hoàn thiện nên tập trung vào ba nhóm vấn đề: (i) xác định rõ điều kiện và phạm vi thực hiện công chứng trực tuyến; (ii) chuẩn hóa các biện pháp kiểm soát rủi ro trong quá trình xác minh chủ thể và sự tự nguyện; và (iii) hoàn thiện cơ chế kỹ thuật, dữ liệu, chuyển đổi văn bản và trách nhiệm của các chủ thể tham gia. Đây là những điều kiện cần thiết để công chứng điện tử phát triển nhưng vẫn bảo đảm chức năng phòng ngừa tranh chấp và giá trị pháp lý của hoạt động công chứng.

ThS. VÕ XUÂN CƯỜNG

Trưởng Bộ môn Đào tạo Công chứng viên và các chức danh khác

Cơ sở tại TP. Hồ Chí Minh, Học viện Tư pháp

Tài liệu tham khảo

1. Quốc hội (2024), Luật Công chứng số 46/2024/QH15 ngày 26/11/2024.

2. Chính phủ (2025), Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.

3. Bộ Tư pháp (2025), Thông tư số 05/2025/TT-BTP ngày 15/5/2025 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.

4. Quốc hội (2023), Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 ngày 22/6/2023.

5. Chính phủ (2024), Nghị định số 137/2024/NĐ-CP ngày 23/10/2024 quy định về giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước và hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử.

6. Quốc hội (2026), Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng ngày 23/4/2026, có hiệu lực từ ngày 01/01/2027.

7. Bộ Chính trị (2019), Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27/9/2019 về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư.

8. Bộ Chính trị (2024), Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.

9. Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam (2026), Báo cáo số 286/BC-HHCCVVN ngày 09/6/2026.

10. Nguyễn Thị Thanh Mai (2024), “Hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chứng, hướng tới xây dựng nền công chứng số”, Tạp chí Quản lý nhà nước, số 339, tr.14-18.

11. Nguyễn Văn Mích, Lại Thị Bích Ngà (2026), “Một số quy định về công chứng điện tử theo Luật Công chứng năm 2024”, Tạp chí Nghề luật, 2026(2), tr.37-43.

12. République française, Décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires, version consolidée.

13. Republic of Estonia, Notarisation Act, consolidated version.

14. Uniform Law Commission (2021), Revised Uniform Law on Notarial Acts (RULONA).